การตั้ง Filters สำหรับกรอง Email ที่ไม่ต้องการ สำหรับผู้ใช้งาน Gmail

สำหรับท่านใดที่ใช้งาน Google Mail หรือ Gmail แล้วเบื่อ/รำคาญ พวก Email ที่มีลักษณะ spam หรือเราไม่ต้องการจะได้รับไม่อยากให้มันแจ้งเตือนเรา ยิ่งหากใครได้ใช้พวก Smart Phone แล้วและมีการใช้ applicaton Gmail ด้วยแล้ว เมื่อมีอีเมล ที่เข้ามา มันก็จะแจ้งเตือนเรา แต่เมื่อดูแล้ว อ่าว ไม่ใช่เมลที่เกี่ยวกับเราเลยนิ หรือส่งมาทำไมอยู่นั่นแหละ วันนี้ผมก็เลยมีเทคนิคเล็กๆน้อยๆในการกรอง Email พวกนี้มาฝากกันครับ

เริ่มแรกให้ login เข้า Gmail ตามปกติครับ

จากนั้นให้คลิกรูปเฟืองทางมุมขวาบน เพื่อเรียกเมนูที่ซ่อนอยู่ออกมา ให้คลิกที่ Setting ครับ

จากนั้นไปที่ tab ที่ชื่อว่า Filters ตามรูปเลยครับ และกด Create a new filter ที่อยู่ด้านล่าง

จะประกาฏหน้าต่างขึ้นมาให้กรอกรายละเอียดครับ

ในช่อง Filter Form ให้เราใส่ Email ของผู้ส่งที่เราไม่ต้องการได้รับ Email จากนั้นกด Create filter with this search

จากนั้นให้เราเลือกครับว่าจะกระทำอะไร กับ Email ที่เข้ามา
เช่น

Skip the Inbox (Archive it) คือ Email ฉบับนั้นจะไม่ปรากฎให้เห็นใน Inbox ครับ แต่เรายังคงได้รับ Email ฉบับนี้สามารถเลือกดูได้จากเมนู All Mail ด้านซ้ายมือครับ (เมื่อ Email ไม่เข้า Inbox จึงไม่มีการแจ้งเตือนใน Smart Phone ครับ)

Mark as read จะแตกต่างกับ Skip the Inbox ตรงที่ว่า Email ที่ส่งมานั้นจะแสดงอยู่ใน Inbox แต่สถานะของ Email นั้นจะเป็นเหมือนว่าเราได้เปิดอ่านแล้ว (ไม่มีการแจ้งเตือนบน Smart Phone ครับ )

Delete it คือลบ Email ฉบับนั้นเลยครับ 

ในทางกลับการนอกจากจะใช้กรอง Email ที่ไม่ต้องการแล้ว เรายังใช้ประโยชน์ในทางตรงกันข้ามได้ด้วยครับ
เช่น 

Start it ให้ผลคล้ายๆกับการ Bookmark Email ฉบับนั้น ซึ่งเราสามารถดูได้ในเมนู Starred ทางซ้ายมือครับ

Apply the label สำหรับทำให้ Email ฉบับนั้นไปอยู่ในกลุ่มที่เราสร้าง ซึ่งเราสามารถสร้างกลุ่มขึ้นมาได้ เช่น Mail จากที่ทำงาน , Mail เรื่องงานอบรม เป็นต้น

ทั้งนี้ยังมีเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยครับ เช่นการกรอก Email เราไม่อยากให้ filter นี้มีผลกับทุก Email ที่เรากำหนด เราสามารถกำหนดข้อความเพิ่มเติม ในการกรองได้ โดยการเพิ่ม filter ในช่องดังรูปครับ

Subject สำหรับกรองจากหัวเรื่องของ Email

Has the words สำหรับกำหนด คำที่ต้องการกรอง

โดยปกติแล้ว ถ้าเราไม่มีการกำหนดเงื่อนไขใน Subject หรือ Has the words การกรองจะมีผลกับ Email ทุกฉบับที่ส่งมาจาก Email ที่เรากำหนดในช่อง From แต่ในบางครั้งเราไม่ต้องการให้ผลกับทุก Email ที่ส่งมาจากคนคนนี้ เราจึงควรกำหนดในช่อง Subject หรือช่อง Has the words ไป

เช่น ใส่คำว่า ยาลดความอ้วน ลงไปในช่อง Has the words แล้ว เมื่อมี Email ทีถูกส่งมาจากผู้ส่งที่เรากำหนดไว้ในช่อง From มีเนื้อหาหรือข้อความคำว่า ยาลดความอ้วน จะส่งผลให้ Email ฉบับนั้นเข้าเงื่อนไขตามที่เรากำหนดใน filter ทันที

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ กับเทคนิคเล็กๆน้อยๆหวังว่าเทคนิคนี้จะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับท่านผู้อ่านครับ ขอบคุณครับ